// Case 02 — Productie
Procesoptimalisatie
Dit productiebedrijf had geen helder beeld van wat er op de werkvloer gebeurde. Data klopte niet, processen waren impliciet en beslissingen gebaseerd op aannames. Voordat er iets gebouwd werd, zijn we eerst gaan uitzoeken hoe het werk werkelijk liep.
De situatie
Het bedrijf groeide harder dan zijn administratie. Het ERP-pakket (MKG) draaide, maar wat erin stond liep achter op wat er in de hal gebeurde.
Terugmeldingen vanuit productie kwamen te laat of onvolledig binnen. Daardoor wist niemand zeker welke orders af waren en wat er werkelijk op voorraad lag.
Op de werkvloer werd gewerkt met papier, Excel en losse afspraken. Processen verschilden per afdeling en waren nergens vastgelegd. Expeditie stond geregeld klaar voor orders die volgens het systeem af waren, maar in de hal nog op een bewerking wachtten.
De richting was zichtbaar: barcode scanning, realtime dashboards en betere integratie met MKG. Voordat je die richting inslaat, moet duidelijk zijn welk probleem je er precies mee oplost.
Wat we hebben gedaan
De eerste fase kreeg een eigen naam: Sprint 0. Nog geen regel productiecode, wel interviews, observaties op de vloer en een proceskaart van de hele keten.
We spraken vooral met de mensen in de uitvoering: operators, coördinatoren, expeditie. Wie de orders afmeldt, weet ook waarom dat soms niet gebeurt. Die verhalen stonden in geen enkel systeem.
Uit al die gesprekken en observaties rolde een backlog waarvan elke regel ergens op de vloer is genoemd.
Blad 01 — Proceskaart
De hele keten van inkoop tot expeditie op één kaart, inclusief de stappen die nergens gedocumenteerd stonden.
Blad 02 — Backlog
Epics, features en prioriteiten. Elke regel is terug te voeren op een interview of observatie op de vloer.
Blad 03 — Digitale strategie
Een onderbouwd voorstel voor scanworkflows, realtime dataverwerking en centrale dashboards.
Hoe we het hebben aangepakt
Stakeholders in kaart
Operators, coördinatoren en expeditie zaten als eersten aan tafel; het management schoof daarna aan. Via gerichte interviews kregen we inzicht in dagelijkse werkzaamheden, pijnpunten en besluitvorming.
Processen analyseren
De volledige keten van inkoop tot expeditie in kaart gebracht. Waar ontstaan vertragingen of fouten? Welke stappen zijn handmatig of dubbel? Zo kwam ook boven tafel wat nergens gedocumenteerd stond.
Van inzichten naar strategie
De gespreksverslagen lieten we door een taalmodel clusteren op terugkerende knelpunten; elke cluster is daarna teruggelegd bij de mensen die het genoemd hadden. Daaruit kwam de productvisie en de backlog.
De oplossing
De uitkomst van Sprint 0 is een strategie die op de vloer is getoetst voordat er iets gebouwd is: welke processen als eerste gedigitaliseerd worden, hoe data betrouwbaar het ERP-systeem in komt, en hoe werkvloer en management met dezelfde informatie werken.
Concreet: scannen op de vloer in plaats van papier, terugmeldingen die meteen in MKG landen, en dashboards die pas gebouwd worden als de data eronder klopt.
Inclusief de uitzonderingen: de spoedorder die buiten het systeem om gaat en de pallet die ergens anders staat dan het ERP denkt.
Resultaat
// vervolg
De opdrachtgever krijgt hiermee een onderbouwde strategie waarop beslissingen genomen kunnen worden: doorgaan, bijstellen of herprioriteren.
Eerst weten wat er speelt, dan pas bouwen.
Een Sprint 0 duurt een paar weken en kost nog geen regel code. Je krijgt er een proceskaart en een onderbouwde backlog voor terug.