// Case 04 — Interne Tooling
Kilometerregistratie-app
Voor een groeiend team met poolauto's liep de kilometerregistratie op losse notities en vergeten bonnetjes. We bouwden een webapp die het terugbrengt tot twee taps: één bij het instappen, één bij het uitstappen.
De situatie
Kilometerregistratie voor zakelijk gebruik is wettelijk verplicht. In de praktijk hield iedereen het op zijn eigen manier bij: een notitie op de telefoon, een bonnetje in het dashboardkastje. Aan het einde van de maand was het puzzelen om alles correct aan te leveren.
Bij een groeiend team en meerdere poolauto's werd dat snel onhoudbaar. Er was geen centrale plek voor ritgegevens en geen koppeling met locatiedata. Dat kostte de boekhouding elke maand uren, en de kilometerstanden bleven schattingen.
- •Ritten werden achteraf gereconstrueerd uit agenda-afspraken
- •Kilometerstanden afgerond op mooie ronde getallen
- •Elke maand uren puzzelen om de ritten kloppend te krijgen voor de boekhouding
Wat we hebben gebouwd
Een webapp waar medewerkers inloggen met hun werkmail en een rit starten op het moment dat ze instappen. De app pakt automatisch de GPS-locatie op, berekent de afstand en slaat alles op. Er komt geen formulier meer aan te pas.
Het resultaat is een administratie die zichzelf bijhoudt, direct klaar voor de boekhouding. De interface is bewust simpel: het moet werken op het moment dat je in de auto stapt.
Start en stop met één knop
GPS legt de locaties vast, de app rekent de afstand uit. Niemand hoeft iets te noteren.
Inloggen met je werkmail
Authenticatie via het bestaande werkmail-account. Geen extra wachtwoorden of accounts nodig.
Overzicht per auto
Elke rit is direct terug te zien per auto en per medewerker, zonder losse lijstjes naast elkaar.
Maandexport voor de aangifte
Eén export per maand, gesorteerd op auto en medewerker. De boekhouding hoeft niemand meer na te bellen.
Hoe we het hebben aangepakt
Op de parkeerplaats
We begonnen bij de rijders zelf. Wanneer registreer je een rit? Wat vergeet je het vaakst? Het antwoord was unaniem: het moet op je telefoon kunnen, op het moment dat je instapt.
Lichte stack
Gebouwd op AWS Amplify met DynamoDB en GraphQL. React en Tailwind CSS voor de frontend. Snel te deployen en weinig onderhoud.
Figma eerst, dan sprints
Het UI-ontwerp kwam eerst in Figma, getest met het team. Daarna korte ontwikkelsprints met directe feedback van de collega's die ermee de weg op moesten. Aanpassingen werden dezelfde week verwerkt.
Van vijf testers naar iedereen
Na een korte testperiode met een handvol collega's is de app uitgerold naar het hele team. Sindsdien staat elke rit erin, ook die korte naar de bouwmarkt.
Technische stack
Resultaat
Welke lijstjes houdt jouw team nog met de hand bij?
Kleine interne tools zoals deze zijn vaak in een paar weken gebouwd. Vertel welk klusje bij jullie blijft liggen.