// Case 01 — Projectorganisatie
Exact Resource Planning
Voor een organisatie met ruim vijftig medewerkers op meerdere locaties bouwden we een planningsapplicatie die de dagelijkse Excel-chaos vervangt door één actueel planbord, live gekoppeld aan Exact Online.
De situatie
Ruim vijftig mensen verdelen over projecten op meerdere vestigingen, elke week opnieuw. Dat gebeurde in een Excel-bestand dat iedereen lokaal opsloeg en net iets anders bijwerkte. Het gevolg: twee planners die dezelfde persoon inplanden, en mensen die een dag zonder werk zaten omdat niemand hun beschikbaarheid zag.
Exact Online biedt standaard geen planningsoverzicht dat geschikt is voor deze schaal. Er was geen centrale plek waar planners, projectleiders en management hetzelfde actuele beeld hadden van wie waar beschikbaar was.
- ·Elke mutatie werd met de hand uit Exact overgetypt, en ging dus geregeld mis
- ·Meerdere vestigingen, meerdere versies van hetzelfde bestand
- ·Een wijziging in Exact was pas dagen later terug te zien in de planning
Wat we hebben gebouwd
We ontwikkelden een webapplicatie die rechtstreeks communiceert met Exact Online via een read-only API-koppeling. Bewust read-only: de administratieve brongegevens blijven onaangetast, terwijl de planningsapplicatie er een actuele weergave van geeft.
De interface is opgebouwd rond de dagelijkse taken van de planner: snel zien wie beschikbaar is, mutaties doorvoeren en direct feedback krijgen bij conflicten. Kleurencodering en een tijdlijnweergave maken de planning leesbaar zonder dat je de achterliggende data hoeft te kennen.
Tijdlijnplanning
Visueel overzicht per medewerker en locatie. Filters en sneltoetsen, zodat een planner niet hoeft te muizen.
Exact Online integratie
Read-only koppeling via de Exact API. Projecten, medewerkers en contracten worden automatisch gesynchroniseerd.
Conflictdetectie
Validatie bij invoer: dubbele boekingen en overboekte capaciteit zie je op het moment dat je ze plant.
Rolgebaseerde toegang
Planners mogen alles verschuiven, projectleiders zien hun eigen projecten, de directie de bezettingsgraad.
Hoe we het hebben aangepakt
Meegelopen met de planners
We startten bij de planners zelf; het management sloot later aan. Via Figma-prototypes testten we welke informatie essentieel was en wat weg kon.
Read-only vanaf dag één
Gebouwd op Next.js, React en Node.js. De koppeling met Exact Online leest alleen: de planningslaag kan nooit iets in de boekhouding wijzigen.
Elke vrijdag een nieuwe versie
Gebouwd in weeksprints. De feedback van maandagochtend zat vrijdag in de build.
Live, met de code in eigen repository
Na een begeleid testtraject met de eindgebruikers is de applicatie live gegaan. Broncode en deploy-scripts staan in hun eigen repository, met documentatie erbij.
Technische stack
Resultaat
Neem je Excel-planning mee. Wij schetsen het planbord.
Een engineer kijkt mee naar hoe jullie het nu doen en waar een planbord het verschil maakt.