Case study: Projectorganisatie
Exact Resource Planning
Voor een organisatie met meer dan 50 medewerkers op meerdere locaties bouwden we een planningsapplicatie die de dagelijkse Excel-chaos vervangt door een real-time, geïntegreerde oplossing.
De situatie
Resource planning was de ruggengraat van de operatie. In de praktijk liep het op handmatige Excel-sheets. Medewerkers werkten met verschillende versies van hetzelfde bestand. Het gevolg: conflicterende agenda's en onbenutte capaciteit.
Exact Online biedt standaard geen planningsoverzicht dat geschikt is voor deze schaal. Er was geen centrale plek waar planners, projectleiders en management hetzelfde real-time beeld hadden van wie waar beschikbaar was.
- ·Handmatige data-entry leidde regelmatig tot planningsfouten
- ·Geen eenduidig overzicht over 50+ medewerkers op meerdere locaties
- ·Wijzigingen in Exact Online waren niet direct zichtbaar in de planning
Wat we hebben gebouwd
We ontwikkelden een webapplicatie die rechtstreeks communiceert met Exact Online via een read-only API-koppeling. Bewust read-only: de administratieve brongegevens blijven onaangetast, terwijl de planningsapplicatie er een actuele weergave van geeft.
De interface is opgebouwd rond de dagelijkse taken van de planner: snel zien wie beschikbaar is, mutaties doorvoeren en direct feedback krijgen bij conflicten. Kleurencodering en een tijdlijnweergave maken de planning leesbaar zonder dat je de achterliggende data hoeft te kennen.
Tijdlijnplanning
Visueel overzicht per medewerker en locatie. Filters en toetsenbord controls voor snelle mutaties.
Exact Online integratie
Read-only koppeling via de Exact API. Projecten, medewerkers en contracten worden automatisch gesynchroniseerd.
Conflictdetectie
Real-time validatie signaleert dubbele boekingen en capaciteitsoverschrijdingen direct bij invoer.
Rolgebaseerde toegang
Planners, projectleiders en management zien een weergave die past bij hun verantwoordelijkheden.
Hoe we het hebben aangepakt
Begrijpen
We startten met gesprekken met de mensen die dagelijks plannen. Niet alleen management. Via Figma-prototypes testten we welke informatie essentieel was en wat weg kon.
Architectuur
Gebouwd op Next.js, React en Node.js. De read-only Exact Online koppeling is een bewuste keuze: stabiel, veilig, en de boekhoudkundige data blijft buiten bereik van de planningslaag.
Iteratief bouwen
Korte sprints van één week, met elke vrijdag een werkende oplevering in de testomgeving. Stakeholders konden direct reageren; aanpassingen werden de week erna verwerkt.
Livegang en overdracht
Na een begeleid testtraject met de eindgebruikers is de applicatie live gegaan. De klant is vrij de codebase te gebruiken, aan te passen en zelfstandig door te ontwikkelen.
Technische stack
Resultaat
Herken je dit?
Loopt jouw planning ook op Excel en losse lijstjes? We kijken graag mee hoe we dat kunnen oplossen.